PTAなどでの、保護者会活動をやっている方を想定とした記事です。LINEの使い方を工夫するだけで、活動がより円滑になるはずですよ、というご提案です。
LINEは便利です。ITに疎いしメールはほとんど使わないけれどLINEを使っている、という方は少なくないでしょう。ただ、「グループチャット」が基本なので、話題が発散しがちです。保護者会の連絡が全てLINEで困る、という方もいることでしょう。でもLINEを使いこなせば、役員同士の連絡や仕事をうまく進めることができます。
ノート機能を使って、決定事項を保存しておくと見返すのが便利
2つの話題を同時に話すと、どっちについての話題か混乱しがちです。そんな時は、話題を1つづつ「ノート」に投稿しておきます。ノートにはコメント欄がついているので、関連する話題にコメントすれば、漏れ無く意見を集められます。
また、「あの時Aさんが言ったのが決定事項だよー」という時に、「えっ、どの投稿？」と分からなくなってひたすら画面を遡ることってありますよね。そうならないように、「ノート」に移しておくと良いです。
吹き出しを長押しすると「ノート」と出てきます。
また、画面をスワイプ（右にシュっ）とすると、「ノート」画面にうつるので、そこで「＋」ボタンを押すと新規ノートを作れます。「投稿」というのが文字でなんでも記載できるいわゆる「ノート」です。
なお、「ノート」にコメントしても、通知がこない、というところには微妙に気をつけないといけませんね。「あれ、コメントされてたのに気づかなかった！」ということのないように。
グループに関係ある予定を登録して、出欠確認もできる「イベント」機能
来週保護者会だけど、誰がこれますかー？「私行くよ」「わたしも」「遅刻していくー」「そういえばその時に集金もしない？」「私は行きます」「集金は次でよくない？」「私前半だけでます」
…あああああ！！！！
となったことはありませんか？私はあります。
日程に関する連絡は「イベント」にまとめることができます。出欠確認機能がついているので、誰が来る・来ないがすぐわかります。
忘れられないようにイベントをトークルームに登録しておくこともできます。
グループ名・相手の名前の横にある「V」マークを押すと、イベント機能が出てきます。
飲み会や打ち合わせの日取りを決める「日程調整」機能がある
イベント機能はわかったけど、そもそも何日に開催するか決めなきゃ、という場面もあるでしょう。そんなときは「日程調整」です。「＋」ボタンから探してください。ちなみにこの日程調整機能、時間の指定はできないので、ご注意ください。
賛成・反対など意見を集めるための「投票」機能がある
なにか議題の賛成反対をとりたい場合や、担当者を決める時など、投票機能があります。匿名でもできます。
もし時間も含めた日程調整がしたい場合は、こちらの投票機能を使うこともできます。
「複数選択」で、「月曜9時」「月曜17時」「火曜17時」「水曜12時」みたいに候補日を作れば、日程調整のように使えますよ。
紙の配布物は写真で「アルバム」に保存すると後から見返しやすい
パソコン苦手なメンバーが「このメモをパソコンで清書して！」とパソコンの出来るメンバーに手書きのメモの写真を送ることもできます。
また、子どもが学校から配布されたお手紙を、メンバーに共有することができます。定期的にお便りを見直せるようにしたい、なんてときは、「アルバム」に「おたより」みたいなタイトルをつけて、お便りをひたすら保存する、なんてこともできます。
WordやPDFなどのファイルをLINEでみんなに送信できる
LINEって文字やスタンプや写真だけでなく、WordとかPDFのような電子ファイルも添付することができます。iPhoneユーザーで、Apple製のパソコンを持っていたら、「iCloud Drive」に書類を保存して、それをiPhoneの「ファイル」から見ることができるので、LINEのグループトークに貼り付けることもできますよ。
まとめ
というわけで、普段使っているLINE、使い方を工夫すると、もっともっと便利に役員のしごとができたりするので、「あれ、この機能知らなかった！」という方は是非試してみてくださいね。
ここまで紹介した機能は2019年5月時点のものです。LINEは日々サービスを改善しているので、ある日とつぜん見た目が変わったり、使えなくなることがあるかもしれません。そこだけご注意ください。でも「LINEで使われていた機能が使えなくなったら、ほかのサービスで出来る」みたいなこともあるので、便利機能を使いこなせるようになっておくと、将来便利ですよ。